ISO 19650
ISO 19650 is de internationale norm voor het beheren van informatie over de gehele levenscyclus van een gebouw of civieltechnisch werk met behulp van Building Information Modelling (BIM). Deze norm stelt organisaties in staat om haar eisen voor informatiebeheer vast te stellen. Tijdens de gehele levenscyclus van het project verzamelen organisaties informatie volgens de eisen van BIM en deze informatie is beschikbaar voor alle samenwerkende partijen. Door te werken volgens ISO 19650 waarborgen organisaties dat informatie veilig beheerd en gedeeld wordt.
Keuze voor certificering
Arcadis ondergaat momenteel een proces van automatiseren en digitaliseren. Binnen deze transformatie past ook certificering voor ISO 19650. Op deze manier kunnen klanten beter ondersteund worden en kan informatie geleverd worden die voldoet aan de gestelde eisen. De passie van Arcadis is; Improving Quality of Life. Om deze missie uit te dragen, stellen zij dat diensten en producten ook zodanig ingericht worden zodat deze missie ondersteund wordt. Het werken volgens ISO 19650 legt hiervoor een goede basis.
Naast de digitale transformatie die Arcadis doormaakt, spelen klanten ook een rol in de keuze voor certificering. In een aantal landen, zoals het Verenigd Koninkrijk, is ISO 19650 certificering verplicht voor publieke opdrachtgevers. Maar ook Nederlandse klanten volgen de ontwikkelingen op de voet. Het digitaal leveren van informatie wordt steeds belangrijker verwacht Arcadis. Al kijkt deze norm verder dan alleen de levering van informatie, het gaat ook om de samenwerking. Het werken volgens ISO 19650 zorgt er ook voor dat er voorafgaande aan een project duidelijke afspraken gemaakt worden over de levering van data. Op deze manier wordt technologie op een veilige en efficiënte manier ingezet.
Grootste uitdaging
Ondanks dat de keuze voor certificering een strategische keuze was, is één van de grootste uitdagingen het meekrijgen van de gehele organisatie. Doordat de volledige directie achter de keuze van certificering stond, was het eenvoudiger om de informatie door de organisatie te verspreiden. Arcadis weet als geen ander hoe belangrijk communicatie is bij de implementatie van een nieuwe norm. Daar besteedden zijtijdens dit proces dan ook veel aandacht aan. Zo ontwikkelden zij intern diverse starterskits. Hierin legde Arcadis haar medewerkers uit wat de impact van werken volgens ISO-norm 19650 op hun werkzaamheden is. Ook organiseerden zij bijeenkomsten met de BIM-coördinatoren- en engineers. Op deze manier creëerde Arcadis ambassadeurs kennis van deze werkwijze binnen de organisatie. Daarnaast was alle informatie toegankelijk voor alle medewerkers. Zo zorgde Arcadis ervoor dat medewerkers binnen twee muisklikken meer informatie over ISO 19650 konden vinden. Mede doordat de informatie voor alle medewerkers beschikbaar was, ging het werken volgens de norm leven binnen alle lagen van de organisatie.
Nieuwe inzichten
Maar heeft dit certificatieproces ook nog geleid tot nieuwe inzichten? Het werken volgens de principes van de norm zet Arcadis aan om voorafgaande aan een project al met een klant in gesprek te gaan over de aanleverspecificaties van informatie. Arcadis maakt nu duidelijke afspraken over de aanleverspecificaties en datastructuur. Hierdoor is het voor beide partijen vanaf het begin van een project duidelijk wat de verwachtingen zijn. Arcadis is van mening dat deze gesprekken altijd noodzakelijk zijn, ook al is er sprake van een lange samenwerking. Met het certificaat voor deze ISO-norm heeft Arcadis wel de handvatten en richtlijnen op procesniveau, maar uiteindelijk is de uitvoering van projecten maatwerk. Daardoor zijn de gesprekken met de klant altijd nodig.
Audit
Voor Arcadis was deze audit niet de eerste, maar met de implementatie van een nieuwe norm vergt het toch altijd wat meer voorbereiding. Maar Arcadis blikt tevreden terug op de audit. Arcadis ervaarde de samenwerking met de auditor dan ook erg prettig. De auditor had kennis van zaken, niet alleen van de norm, maar ook van processen. Zo kwamen er tijdens de audit verschillende zaken naar voren waarmee interne processen verder geoptimaliseerd werden. Aan de hand hiervan ging Arcadis direct aan de slag met de implementatie van de verbeteringen. Zo merkte de auditor op dat sommige informatie te uitgebreid was, waardoor Arcadis aan de slag ging om de informatie te concretiseren. Op deze manier kan Arcadis in de toekomst nog efficiënter te werk gaan.
Niet alleen Arcadis blikt positief terug op de audit, ook de auditor van DNV bevestigt dit. Ter voorbereiding op de audit voerden de auditor en Arcadis al constructieve gesprekken waarin het doel voor iedereen duidelijk was. Gedurende het certificeringsproces betrok Arcadis meerdere medewerkers. Daardoor was iedereen goed geïnformeerd over het uitvoeren van de audit. Alle medewerkers waren goed voorbereid, waardoor de audit voorspoedig en succesvol doorlopen kon worden.
Tips voor andere organisaties
Een belangrijke tip die Arcadis mee wil geven aan andere organisaties is dat het proces rondom certificatie goed gefaciliteerd moet worden. Investeer als organisatie in de sleutelfiguren binnen een certificeringsproces. Dat is volgens Arcadis de manier om de gehele organisatie mee te krijgen in het proces. Daarnaast willen zij de tip meegeven om de personen met de juiste kennis te betrekken in dit project. Het management kan namelijk grootse plannen hebben, maar het moet uiteindelijk ook werkbaar zijn voor de medewerkers.
Ook heeft de auditor van DNV een tip voor organisaties die certificering overwegen. Er wordt altijd gezegd: Een goede voorbereiding is het halve werk. Maar voor de implementatie van een nieuwe norm en een daaropvolgend certificeringstraject geldt dit ook. Voorafgaand aan een certificeringsaudit moeten organisaties voorbereidende werkzaamheden uitvoeren. Als organisaties deze voorbereiding goed uitvoeren, is de kans groter dat zij succesvol het certificeringstraject doorlopen.
Bent u na het verhaal van Arcadis geïnspireerd geraakt om aan de slag te gaan met ISO-norm 19650? Meer informatie over ISO 19650 vindt u hier. Of heeft u voldoende informatie en wilt u een geheel vrijblijvende offerte opvragen voor ISO 19650 certificering? Die kunt u hier aanvragen.