Remote audit bij DotXs
Remote auditeren is de laatste tijd bijna onvermijdelijk geworden, zo reizen auditoren uit veiligheid minder naar bedrijven toe. Dit levert weer voordelen op qua reistijd én voor het milieu. Hoe vinden onze klanten dit eigenlijk? Lees hier meer over deze ervaringen tijdens een ISO 27001 remote audit.
Bij DotXS, onderdeel van Solimans Groep, is onlangs een ISO 27001 audit voor het eerst remote uitgevoerd. Omdat remote audits nog relatief nieuw zijn, hebben wij Jaäl Pekelder, Lead Sales Operations, en Thomas Baak, Lead Services and Changes, van DotXS gevraagd naar hun ervaring met de remote audit.
Hoe verliep de remote audit?
“Een remote audit werkt erg prettig,” zegt Thomas Baak, “Virtueel vergaderen is voor mij nu de standaard. We hebben de audit positief ervaren. Sommige zaken nemen wat meer tijd in beslag, dat heeft te maken met het delen van beeld. In het tijdsbestek is er daarom iets minder mogelijk dan onsite. Ook van andere collega’s die geïnterviewd werden tijdens de audit heb ik geen reacties ontvangen dat zij dit als onprettig hebben ervaren.” Jaäl Pekelder vult aan: “Het voordeel was dat de audit en het interview efficiënter leken doordat je geen tijd wilt verspillen. Maar, aansluitend op wat Thomas zegt, soms duurt het wat langer voordat je iets in je eigen systeem kunt laten zien.”
Wat werkte goed tijdens de remote audit?
“Essentieel voor een remote audit is de kwaliteit van beeld en geluid. Huidige technieken zorgen ervoor dat je ook met relatief weinig middelen en ook een lagere internetsnelheid al snel een hoog kwaliteitsniveau behaalt. Bij alle deelnemers was de kwaliteit van beeld en geluid uitstekend waardoor de audit soepel kon verlopen.” geeft Jaäl aan.
Waar moeten bedrijven rekening mee houden bij een remote audit?
“Een goede voorbereiding is belangrijk. Weet hoe het systeem wat je gebruikt werkt, met name de audio en videomogelijkheden. Demp je microfoon wanneer je niet in gesprek bent of spreekt, verbindt je laptop met kabel in plaats van Wifi wanneer dit mogelijk is. Zet de documenten klaar die nodig zijn, dan hoeft niemand onnodig te wachten,” zegt Thomas.
Denken jullie dat er in de toekomst na de Covid-19, ook nog gebruik kan worden gemaakt van remote audits?
Zeker! Daar zijn beide mannen het over eens. Jaäl: “Hoewel ik een voorstander ben van live contact, zie ik het wel gebeuren dat audits ook na Covid-19 remote afgenomen kunnen worden. Vooral als er bespaard kan worden op reistijd of mindering van CO2 uitstoot.” Thomas vult aan: “Met name de periodieke audits kunnen goed remote. Voor een initiële audit of her-certificatie is het denk ik wel praktischer om fysiek op locatie aanwezig te zijn.”
Hebben jullie nog tips?
Thomas en Jaäl zijn het erover eens; “Een remote audit is eigenlijk niet anders dan een gesprek met een collega of klant. Goede voorbereiding is de beste tip. Zorg dat iedereen die betrokken is een agenda heeft, zodat men weet wanneer en wat er verwacht wordt. Deel ruim van tevoren de link naar de online vergaderruimte, zodat iedereen de software van tevoren kan testen en gebruik één virtuele kamer waarop iedereen inlogt.
Tot slot, het meest belangrijke van online meetings, informeer de mensen om je heen dat je een meeting hebt, zodat er weinig achtergrondgeluid is en friemel niet aan papiertjes als de microfoon open staat.”
Wilt u meer weten over ISO 27001 certificering?
Kijk op deze pagina voor meer informatie of neem contact op via 010 29 22 700.
Over dotXS
Solimas is een groep van ICT-dienstverleners in Nederland. dotXS, onderdeel van de Solimas Groep, is dé cloud leverancier voor het MKB en ondersteunt IT-professionals van deze bedrijven. Het bedrijf bundelt twee expertises: IT op locatie en de cloud. Sinds de oprichting in 2005 zijn beide disciplines sterk verweven binnen het bedrijf. Het bedrijf is in staat om een complete IT-afdeling toe te voegen, maar kan net zo goed bijspringen als aanvulling op aanwezige expertise van IT-professionals. Van werkplekken en servers tot netwerk en de cloud, dotXS levert het fundament op basis waarvan organisaties, hun medewerkers en partners makkelijk en veilig kunnen samenwerken.