Grote en Kleine PDCA's in de ISO-normen

Dit artikel gaat in op zowel de grote als kleine PDCA-cycli binnen ISO-normen en laat zien hoe ze bijdragen aan voortdurende organisatorische ontwikkeling en efficiëntie.

Als basis voor het ‘continu verbeteren’ hanteren de ISO-managementsysteemnormen de PDCA-benadering:

  • Plan: Wat wil je bereiken
  • Do: Wat moet je doen om je plannen te realiseren
  • Check: Bewaking van de voortgang en effectiviteit
  • Act: Het bijsturen op basis van de geanalyseerde data

In de wereld van ISO-managementsysteemnormen is de PDCA (Plan-Do-Check-Act) benadering fundamenteel voor het bereiken van continue verbetering. Deze methodologie is ingebed in de Harmonized Structure van alle ISO-normen, waardoor organisaties systematisch hun processen kunnen verbeteren op verschillende gebieden zoals kwaliteit, veiligheid, gezondheid, milieu, databeveiliging en voedselveiligheid. 

PDCA wordt als een cirkel gezien die als een balletje een heuvel oprolt, om continue verbetering te symboliseren. Nu is de Harmonized Structure van alle ISO-normen al opgesteld conform dit concept van PDCA. Laten we dit de grote PDCA noemen. De norm gaat in zijn geheel over het verbeteren van de organisatie op kwaliteit, veiligheid & gezondheid, milieu, data security, voedsel veiligheid, et cetera. Dus wanneer de norm effectief wordt vertaald naar de eigen bedrijfsvoering, dan zou dit moeten bijdragen aan continue verbetering.

Mathijs Dierick

Maar binnen de norm zit ook een heel aantal kleine PDCA-cirkeltjes; meer op detail- of deelniveau. Ik heb eens zitten kijken en kom op 27 normparagrafen die of zelfstandig of in samenspel met andere normparagrafen ook een PDCA-cirkel vormen.

 

Het concept ‘risico gebaseerd denken’: een benaderingswijze die ISO heeft gekozen voor alle managementsysteemnormen. Simpel gezegd: ‘bezint eer gij begint’. Hier gaat het om het samenspel tussen de context van de organisatie (4.1 en 4.2) die samen input vormen voor kansen en risico’s (6.1.1). Als je iets ziet als risico of kans, dan moet er iets gebeuren: actie (6.1.2). De effectiviteit van die acties moet worden getoetst volgens 9.1.1 en indien ze niet effectief zijn worden bijgestuurd met corrigerende maatregelen (10.2). Dit is dus eigenlijk ook een best grote cirkel.

Heel paragraaf 8.3 (met 6 subparagrafen) is ook een PDCA op zich: Je moet iets gaan ontwikkelen of ontwerpen (Plan), daarvoor moet je input hebben en een proces beheersen (8.3.3, 8.3.4) (Do), dat ontwerp moet je vrijgeven (8.3.5) (Check) en als er wijzigingen zijn moet je bijsturen (Act). Samenspel tussen klanteisen (Plan) (8.2), productie (Do) (8.5), vrijgave (Check) (8.6) of afwijkende producten check (8.7) (Check) en oplossingen vinden (8.6 en 8.7) (Act).

Een paar kleine PDCA-tjes:

  • 5.3.e: Bijsturen van het systeem om samenhang in het systeem te behouden
  • 7.2: Toetsing effectiviteit van opleidingen (eerst plannen, dan uitvoeren, dan checken) en op basis van de toetsing bijsturen
  • 8.2.3: Beoordeling klanteisen: je moet eerst weten wat de klant wil (Plan), dan moet je kijken wat je daarvoor moet doen (Do), beoordelen of wat de klant wil eigenlijk wel kan (Check) en oplossingen vinden voor eisen waar je niet aan kunt voldoen (Act)
  • 8.4.1: Nieuwe leverancier nodig: selecteren (Plan), samenwerken met die leverancier (Do), evalueren van de leverancier (Check) nieuwe afspraken maken en herevalueren (Act)
  • 9.1.1: Evalueren effectiviteit maatregelen
  • 9.1.3: Analyse en evaluatie
  • 9.2: Interne audits (plannen, uitvoeren, rapporteren en planning aanpassen op basis van resultaten eerdere audits en veranderingen die van invloed zijn)
  • 9.3: De directiebeoordeling: met name de output (9.3.3) reflecteert op PDCA
  • Heel hoofdstuk 10

PDCA is dus niet iets waar alleen de kwaliteitsmanager zich druk om moet maken. Ook HR, inkoop, productie, onderhoud en eigenlijk ook alle andere afdelingen moeten zich onbewust bewust zijn dat er in elk proces een moment van reflectie moet zitten (Check) om eens te kijken hoe het nog beter zou kunnen (Act). Ik weet zeker dat de schrandere lezer nog veel meer PDCA-tjes kan vinden binnen zijn of haar bedrijfsvoering! Maak er gebruik van!

Matthijs Dierick, trainer en lead auditor bij DNV.

Bron: Kwaliteit in Bedrijf