Objectieve en onafhankelijke (interne) audits
Auditors moeten onafhankelijk en objectief zijn. Deze twee aspecten liggen heel erg in elkaars verlengde. Benieuwd hoe u als auditor hieraan kunt voldoen? Lead Auditor en trainer Matthijs Dierick legt het uit.
(Interne) audits moeten onafhankelijk en objectief zijn, volgens de definitie die de ISO-normen hieraan geven. Nou blijkt dat objectief zijn ontzettend moeilijk is, niet alleen tijdens audits. Ik probeer auditors altijd te leren dat ze dom en lui moeten zijn en geen mening hebben. ‘Het gaat er niet om wat jij ervan vindt, het gaat erom of een situatie of handeling aan de criteria voldoet.’
Veel auditors hebben snel de neiging om te roepen: ‘Dit is niet goed’, ‘Ik vind dat niet goed’, ‘Ik vind het niet duidelijk, niet volledig’. Allemaal loze kreten waar de geauditeerden helemaal niets aan hebben. Een auditor moet zich aan de feiten houden. ‘De gasflessenopslag is een bende’, ‘Er is een grote achterstand in het opvolgen van acties’, ‘Veel documenten zijn niet up-to-date’. Allemaal heel subjectieve uitspraken. De auditor moet uitspraken doen over hoe de bedrijfsvoering/het managementsysteem functioneert. Kennelijk is er iets fout met het beheer van de gasflessenopslag, het monitoren van de voortgang van actiepunten loopt kennelijk niet zoals het moet en het beheer van documentatie heeft aandacht nodig.
Een auditor moet goed onderscheid (kunnen) maken tussen het bewijs dat zij of hij ziet en de afwijking die gerapporteerd wordt. Afwijkingen en bewijs lopen vaak door elkaar heen. De afwijking zou moeten zijn: ‘het beheer van de gasflessenopslag is onvoldoende geborgd’. Het bewijs daarvoor is dat volle en lege gasflessen door elkaar heen staan, de gasflessen niet geborgd zijn tegen omvallen en/of dat de ventielen van de gasflessen niet zijn voorzien van een kap. Die grote achterstand? Wat is groot? Kun je niet beter feitelijk rapporteren dat van de tien geplande acties, acht acties nog open staan na de deadline? Misschien vind jij als auditor dat veel, maar acht van de tien: dat is een feit.
Wanneer er discussies ontstaan over auditbevindingen heeft dat vaak te maken met subjectieve rapportages. Ook door het bewijs als afwijking te rapporteren suggereer je dat er een limitatief aantal dingetjes niet in orde zijn. Strikt scheiden van afwijking en bewijs is in dat verband belangrijk.
‘Wat je vindt, moet je naar de politie brengen’ is een uitdrukking. Auditors moeten geen mening hebben. Wellicht vind je dat iets niet voldoende is, stel je dan altijd de vraag: ‘En welke feiten hebben mij tot deze mening gebracht?’
Auditors moeten ook onafhankelijk zijn. Onafhankelijkheid en objectiviteit liggen heel erg in elkaars verlengde. Simpel gezegd kun je stellen dat een auditor nooit zijn eigen werkzaamheden/ werkresultaten kan auditeren. Je krijgt dan de slager die zijn eigen vlees keurt. Onafhankelijkheid kan ook bemoeilijkt worden door persoonlijke banden die je hebt. De auditor kan de auditee niet uitstaan. Of de auditor en de auditee zijn beste vrienden. Dit zijn zaken die de onafhankelijkheid bemoeilijken, waardoor de auditresultaten minder objectief worden. In het kader van onafhankelijkheid kun je stellen dat elke organisatie eigenlijk minimaal twee interne auditors moet hebben. Immers, auditeren is één van de rollen die de medewerker uitvoert, naast zijn andere werkzaamheden. Wie kan dan, als er maar een auditor is, die andere werkzaamheden auditeren?
• Zorg altijd voor minimaal twee interne auditors, met verschillende achtergronden;
• Besef dat niet iedereen qua persoonlijkheid geschikt is als auditor;
• Persoonlijke verhoudingen kunnen de onafhankelijkheid en objectiviteit nadelig beïnvloeden;
• Durf de interne én externe auditor altijd naar bewijs te vragen wanneer zij iets niet goed ‘vinden’;
En onthoud: alles is goed, tenzij er een werkafspraak is die het op deze manier verbiedt, of een andere methode voorschrijft. Zonder regeltjes is nooit iets fout.
Bron: Kwaliteit in Bedrijf